Intelligentes KI-Terminmanagement, das Mandantentermine koordiniert, Fristen im Blick behält und Kollisionen mit Gerichtsterminen verhindert. Für Anwaltskanzleien, Steuerkanzleien und Notariate.
Mandantentermin gebucht
Herr Müller - Erstberatung, 14:00 Uhr
Kollision erkannt
Gerichtstermin LG Berlin blockiert
Fristwarnung
Berufungsfrist endet in 3 Tagen
Vertretung aktiviert
RA Schmidt übernimmt 3 Termine
Terminmanagement in Kanzleien ist weitaus komplexer als in anderen Branchen. Fristen, Gerichtstermine und Mandantenkoordination erfordern eine spezielle Lösung, die herkömmliche Kalender nicht bieten können.
Über 60 Prozent aller Mandantentermine werden noch immer telefonisch vereinbart. Das Sekretariat verbringt Stunden am Telefon, statt sich um wertschöpfende Aufgaben zu kümmern. Jeder Anruf unterbricht den Arbeitsfluss der gesamten Kanzlei und kostet wertvolle Zeit, die für die Mandatsbearbeitung fehlt.
Fast jede vierte Kanzlei kämpft regelmäßig mit Doppelbuchungen. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Termine eintragen, entstehen Überschneidungen, die erst zu spät auffallen. Mandanten müssen umgebucht werden, was einen unprofessionellen Eindruck hinterlässt und das Vertrauensverhältnis belastet.
Fristversäumnisse gehören zu den häufigsten Haftungsfällen in Kanzleien. Wenn Abgabefristen, Rechtsmittelfristen und Terminfristen manuell überwacht werden, steigt das Fehlerrisiko erheblich. Eine einzige versäumte Frist kann zu Schadensersatzforderungen in Millionenhöhe führen und die Existenz der Kanzlei gefährden.
Gerichtstermine sind unverrückbar, Mandantentermine flexibel. Die Koordination beider Terminarten erfordert ständigen Abgleich. Wird ein Gerichtstermin angesetzt, müssen alle kollidierenden Mandantentermine verschoben werden. Ohne intelligente Automatisierung ein enormer manueller Aufwand.
Jede Kanzleiart hat eigene Anforderungen an das Terminmanagement. Unsere KI kennt die Besonderheiten Ihrer Branche und konfiguriert sich automatisch passend zu Ihrem Kanzleitypus.
Gerichtstermine, Mandantengespräche, Verhandlungen und Besprechungen unter einen Hut bringen. Die KI koordiniert externe Gerichtstermine mit internen Beratungsterminen und berücksichtigt dabei Fahrtzeiten, Vorbereitungsphasen und die Verfügbarkeit aller beteiligten Anwälte.
Abgabefristen, Jahresabschlüsse und Beratungstermine erfordern ein durchdachtes Zeitmanagement. Die KI plant Kapazitäten rund um wichtige Steuerstichtage, priorisiert dringende Mandantenberatungen und sorgt dafür, dass keine Abgabefrist verpasst wird.
Beurkundungstermine, Beglaubigungen und Grundstücksgeschäfte haben besondere Anforderungen an die Terminplanung. Die KI koordiniert mehrstufige Beurkundungsprozesse, plant ausreichend Zeit für Verlesungen ein und koordiniert alle beteiligten Parteien automatisch.
Mandanten möchten ihren Termin online vereinbaren, ohne Warteschleife und ohne E-Mail-Pingpong. Kanzleitermin KI stellt Ihrer Kanzlei dafür einen Online-Kalender bereit, der Beratungstermine rund um die Uhr entgegennimmt und direkt dem zuständigen Steuerberater oder Rechtsanwalt zuordnet.
Mandanten wählen auf der Kanzlei-Website den passenden Termintyp, etwa Erstberatung, Jahresabschlussgespräch oder Mandatsbesprechung, und buchen einen freien Slot. Die Bestätigung kommt sofort per E-Mail, ganz ohne Rückruf durch das Sekretariat. Fragen zur Buchung beantwortet die KI auch telefonisch.
Nicht jede Beratung braucht einen Besuch in der Kanzlei. Bei der Buchung wählen Mandanten, ob der Termin vor Ort, telefonisch oder als Videoberatung stattfinden soll. Der Einladungslink wird automatisch mit der Terminbestätigung verschickt, das spart Anfahrt und macht Ihre Beratung auch für entfernte Mandanten zugänglich.
Rund um jeden gebuchten Termin laufen die Abläufe automatisch: Erinnerungen an Mandanten, Unterlagen-Checklisten vor der Beratung, Kalendereinträge für alle Beteiligten und die Synchronisation mit Ihrer Kanzleisoftware. Ihr Team sieht jederzeit, welche Termine anstehen, ohne selbst etwas nachpflegen zu müssen.
Sechs intelligente Module, die nahtlos zusammenarbeiten und Ihr Kanzlei-Terminmanagement auf ein neues Level heben. Jedes Modul wurde in enger Zusammenarbeit mit Kanzleien entwickelt.
Mandanten buchen Termine rund um die Uhr per Telefon oder Online. Die KI versteht natürliche Sprache, erkennt den Termintyp automatisch und ordnet den passenden Anwalt, Steuerberater oder Notar zu. Auch außerhalb der Geschäftszeiten nimmt die KI Anfragen entgegen und bestätigt Termine sofort. So entlasten Sie Ihr Sekretariat und bieten Mandanten maximalen Service.
Die KI prüft jeden neuen Termin in Echtzeit gegen alle bestehenden Einträge. Gerichtstermine werden dabei stets priorisiert, Fahrtzeiten zum Gericht automatisch als Puffer eingeplant. Bei erkannten Konflikten schlägt das System sofort Alternativen vor oder aktiviert die Vertretungsregelung. So gehören Doppelbuchungen und Terminüberschneidungen endgültig der Vergangenheit an.
Alle prozessualen und materiellen Fristen auf einen Blick. Das System berechnet Vorfristen, Nachfristen und Wiedervorlagefristen automatisch und sendet mehrstufige Erinnerungen an alle verantwortlichen Mitarbeiter. Fristablauf-Warnungen werden prominent in der Tagesübersicht angezeigt, damit keine Frist unbemerkt verstreicht und Haftungsrisiken minimiert werden.
Sobald ein Gerichtstermin eingeht, blockiert die KI automatisch den betroffenen Zeitraum plus Fahrtzeit und Vorbereitungsphase. Bestehende Mandantentermine im Konfliktbereich werden automatisch umgelegt und die betroffenen Mandanten informiert. Der Gerichtstermin-Blocker berücksichtigt auch Vertretungsregelungen und schlägt bei Bedarf einen Vertreter vor.
Automatische, mehrstufige Erinnerungen per SMS, E-Mail oder Telefon reduzieren No-Shows um bis zu 85 Prozent. Mandanten werden 48 Stunden und 2 Stunden vor dem Termin erinnert. Bei Erstberatungen erhalten sie zusätzlich eine Checkliste mit den mitzubringenden Unterlagen. Die Erinnerungen sind individuell anpassbar und tragen das Branding Ihrer Kanzlei.
Urlaub, Krankheit oder kurzfristige Verhinderung? Die KI kennt Vertretungsregelungen und weist Termine automatisch dem passenden Vertreter zu. Dabei werden Fachgebiete, Qualifikationen und bestehende Auslastung berücksichtigt. Mandanten werden transparent informiert und der Vertretende erhält alle relevanten Akteninformationen zum übernommenen Termin.
Berechnen Sie, wie viel Zeit und Geld Ihre Kanzlei mit KI-Terminmanagement einsparen kann. Die Berechnung basiert auf branchenüblichen Durchschnittsannahmen – passen Sie die Werte an Ihre Kanzlei an.
Eingesparte Stunden/Monat
34
Monetäre Ersparnis/Monat
8.500 €
Vermiedene Doppelbuchungen/Monat
9
Automatisieren Sie auch die telefonische Terminannahme:
KI-Rezeptionist entdecken"Seit wir Kanzleitermin KI einsetzen, hat sich die Zahl der Doppelbuchungen auf null reduziert. Die Kollisionsprüfung mit Gerichtsterminen ist Gold wert. Unser Sekretariat spart pro Woche mindestens 15 Stunden, die wir jetzt für Mandatsarbeit nutzen können."
Dr. Daniela Richter
Partnerin, Richter & Kollegen Rechtsanwälte, München
"Die DATEV-Integration und der Fristenkalender sind perfekt auf unsere Steuerkanzlei zugeschnitten. Gerade in der Hochphase rund um die Abgabefristen hat uns das System vor mehreren Fristversäumnissen bewahrt. Die automatische Mandantenerinnerung spart uns unzählige Telefonate."
Michael Kramer, StB
Inhaber, Steuerkanzlei Kramer & Partner, Hamburg
"Die Mehrparteien-Terminkoordination für Beurkundungen ist fantastisch. Früher haben wir Tage gebraucht, um alle Beteiligten für einen Grundstückskaufvertrag zusammenzubekommen. Jetzt erledigt die KI das in Minuten. Die Zeitersparnis ist enorm, und unsere Mandanten schätzen den schnellen Service."
Dr. Sabine Weber
Notarin, Notariat Weber, Frankfurt am Main
Kanzleitermin KI wird bereits von Anwaltskanzleien, Steuerkanzleien und Notariaten in den wichtigsten deutschen Städten erfolgreich eingesetzt. Profitieren auch Sie von intelligenter Terminverwaltung.
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Partner-Offenlegung
kanzleiterminki.de ist ein Angebot der track by track GmbH und offizieller Partner von fonio.ai. Die eingesetzte KI-Telefonassistenz wird von fonio bereitgestellt; der Softwarevertrag kommt direkt zwischen Ihnen und fonio zustande. Es gelten ausschliesslich die offiziellen Preise und Bedingungen von fonio – aktuell Solo ab 99 € netto, Team 299 € netto, Scale ab 499 € netto pro Monat, mit 30 Tagen Geld-zurueck-Garantie. Links zu fonio sind Partnerlinks – fuer Sie entstehen dadurch keine Mehrkosten.
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